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Progetto Animae

Il preventivo perfetto

Il preventivo perfetto

I Preventivi sono documenti molto importanti per un’azienda ed ogni volta che si crea un nuovo progetto, si deve necessariamente realizzare un nuovo preventivo ad hoc.
Questo significa che le varianti sono tantissime.

Primo tra tutti il preventivo deve essere creato e modulato sul tuo tipo di lavoro e sui servizi che vendi: in tal senso va da sé che non possono esistere delle regole generali applicabili ad ogni Professionista.
In secondo luogo varia anche la richiesta del cliente (a meno che non vendi lo stesso servizio fisso), e di conseguenza anche qui si generano tantissime alternative.
Possono esistere poi pacchetti speciali, sconti, eventuali clausole o costi esterni, che devi inserire per informare il cliente.

Insomma, non ci sono delle vere regole. Tuttavia, ti propongo un elenco di 5 aree da cui prendere riferimento per costruire il tuo Preventivo Perfetto.

Nell’#ivatips 1 [5 segreti per i professionisti digitali], sono usciti in anteprima dieci passi, che sono stati ricondotti a cinque aree, per facilitarne la lettura.

briefing o richiesta del cliente

proposta

eventuali pacchetti promozionali o sconti

scadenza della consegna dei materiali da parte del cliente

tempi di consegna, o calendario editoriale

costi e tempi delle modifiche

eventuali costi esterni

step di pagamento: acconti, rate, saldi e tempistiche

clausola di responsabilità

privacy policy

Clicca direttamente sul link per leggere il paragrafo desiderato

1, Area di richiesta

Briefing e proposta sono due aree che divido sempre in ogni preventivo, poiché non è detto che coincidano.
Vediamo perché:

Il briefing rappresenta la richiesta del cliente, ovvero ciò che ci è stato effettivamente commissionato e richiesto;

la proposta, invece, rappresenta ciò che noi professionisti consigliamo per quello specifico progetto e perché.

Il briefing potrebbe riguardare, ad esempio, lo sviluppo di un sito web ed il cliente potrebbe avere un’alta aspettativa sui risultati di Google. Potrebbe dire una frase del tipo: “Creo questo sito così sono subito nei risultati di ricerca della mia zona e vendo di più”.
A questo punto nella proposta si parlerà di campagne Ads e di ottimizzazione SEO, servizi che non erano nella richiesta, ma che sono necessari a raggiungere l’obiettivo del cliente.

Briefing e proposta sono molto importanti per evitare qualsiasi tipo di fraintendimento con il cliente. Se dovessimo inserire soltanto uno dei due, nascerebbero delle incongruenze progettuali che è sempre meglio evitare, soprattutto perché il preventivo è l’unico strumento che entrambi avete ad attestare il lavoro in corso.
Ad esempio, se dovessimo optare per un’ottimizzazione SEO, la quale appunto non era nelle richieste o nel preventivo, il cliente potrebbe contestare il prezzo aggiuntivo in fattura come qualcosa che non voleva, e pertanto tenderà a non pagarlo.


Riporta sempre le tue proposte extra come un prezzo a parte facoltativo, dando l’opportunità al cliente di sceglierlo o meno.
Se la tua proposta influisce sul risultato finale del progetto, riporta questa caratteristica nella sezione delle debolezze, e metti ben in evidenza questo aspetto.

Riprendendo l’esempio di prima, la SEO e le campagne Ads verranno inserite, con i relativi prezzi, come opzioni facoltative del contratto, e nella sezione delle debolezze si spiegherà in modo molto chiaro e semplice che senza i suddetti servizi sarà impossibile avere un ottimo risultato di posizionamento in poco tempo.

Dai sempre tutte le informazioni necessarie al cliente, in modo che possa fidarsi della tua professionalità ed affidarsi ad essa.

2, Area economica

Nella sezione dei prezzi inserisci sempre i riferimenti all’iva: se hai un regime normale, inserisci i prezzi con e senza iva al 22%, se hai un regime forfettario, ricordati di copiare la dicitura sulla rivalsa 4%.

Oltre che ad essere un fattore legale, i prezzi presentati con un totale di fattura incerto, tendono a spaventare il cliente che deve accettare il preventivo. Una semplice voce come “450€ (iva escl.)”, e nessun altro riferimento al prezzo finale, crea un forte disagio nel cliente. Questo perché le informazioni date non sono esaustive, né realistiche, e creano sfiducia.

Inserisci qui anche tutti i prezzi facoltativi che proponi al cliente. Puoi utilizzare una semplice tabella e lasciare lo spazio per farli barrare in caso di scelta.

Se decidi di effettuare uno sconto su un servizio richiesto, indicalo semplicemente nella stessa tabella dei prezzi. Ad esempio, potresti utilizzare una struttura a colonne di questo tipo: servizio, dettagli, prezzo, quantità, percentuale di sconto, prezzo finale.

Se, invece, vuoi illustrare al cliente particolari tabelle di pacchetti o sconti promozionali, crea una tabella a parte, e anche in questo caso rendi le voci facoltative.

Infine, crea una sezione chiara sugli step di pagamento che dovrà effettuare il tuo cliente, soprattutto se gestisci i lavori con un acconto anticipato. Cerca di essere quanto più preciso possibile anche nel fornire percentuali e cifre finali, comprendendo l’iva per una maggior semplicità di comprensione.

3, Area delle tempistiche

Se per iniziare il lavoro ti servono necessariamente dei materiali, indicali in un paragrafo o un elenco a parte. Aggiungi anche una data di scadenza per la consegna, oltre la quale il progetto intero verrà consegnato in ritardo.
Inserisci questa dicitura in una clausola.

La consegna dei materiali stabilisce l’inizio del lavoro, una volta ricevuti sta a te rispettare il tuo calendario delle consegne o piano editoriale.

Questa è la parte più importante del tuo preventivo: saper dare una corretta tempistica di consegna.
Per il cliente questa è una caratteristica fondamentale, quasi alla pari della qualità del tuo lavoro: se consegnerai in ritardo, non farai buona impressione, anche se dovesse essere il lavoro migliore del mondo.

Crea una sezione a parte con i tempi di consegna e, se ti occupi di social o di copy, inserisci qui il tuo calendario editoriale.

Assicurati di inserire dei tempi di consegna molto larghi, includi eventuali modifiche, call di chiarimento, slittamenti o imprevisti. Se sei convinto di poterlo consegnare in 5 giorni lavorativi, allora inseriscine qui 15. Consegnare in anticipo rispetto i tempi previsti giocherà poi a tuo favore.

Naturalmente, non fare promesse che sai di non poter mantenere.

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4, Area di responsabilità

Quest’area è fondamentale per far comprendere al cliente la vostra serietà e professionalità. Create uno spazio a parte dove gestire le informazioni riguardanti le modifiche.

Aah, le modifiche. Qualsiasi Professionista sa cosa vogliano dire, soprattutto nel campo visivo.
Ciò che creiamo, infatti, non sempre soddisfa il cliente, e questo a volte è totalmente indipendente dalla qualità del lavoro. Potrebbe essere una questione di stile, di gusto, di modi di pensare, di preferenze personali, ecc.
Nei primi anni non consideravo mai questo aspetto, tuttavia ha un fortissimo impatto sia in termini di tempo, che di costi.

Anche in questo caso dipende dal tipo di lavoro che svolgi, e da quale impatto possono avere tali modifiche sul tuo lavoro.
È sempre bene specificare al cliente che richieste aggiuntive verrano considerate come un prezzo aggiuntivo, perché non per tutti è così scontato.


Aggiungi una clausola finale, più in grande ed in modo ben evidente, che indichi una responsabilità del cliente.
Questa firma, infatti, serve ad attestare che è stata compresa, accettata e concordata ogni area del preventivo, in ogni sua clausola.

5, Area legale

Infine, a seconda dell’attività che svolgi, inserisci eventuali contratti o clausole legali, informazioni che devi condividere con il cliente o allegati che servono nel contratto.
Non dimenticarti anche la sezione della Privacy Policy, in quanto stai raccogliendo informazioni personali attraverso i dati di intestazione del cliente, e devi dichiarare cosa intendi farne e come intendi conservarli.

Se vuoi scoprire come fare di te stesso un leader di valore non perderti l’#ivatips 3 che uscirà il 15 Ottobre!